California Cancer Action Day > Travel and Expenses
Travel Booking Guidelines
To be good stewards of donor dollars, we kindly ask you to book the lowest cost travel when possible.
Please arrive to Sacramento by 9:00am (if arriving by plane) and by 9:30am (if arriving by car or rail). Plan to depart no earlier than 5:00pm (if departing by car or rail) and no earlier than 6:00pm (if departing by plane). If your total travel time in one direction will exceed 3.5 hours or there are other factors which will make travel to the event difficult, please connect with your Grassroots Manager regarding special accommodations that may be available.
Directrices para la Reserva de Viajes
Para ser buenos administradores de los fondos de los donantes, les pedimos amablemente que reserven el viaje de menor costo cuando sea posible.
Por favor, lleguen a Sacramento antes de las 9:00 a.m. (si llegan en avión) y antes de las 9:30 a.m. (si llegan en automóvil o tren). Planifiquen partir no antes de las 5:00 p.m. (si viajan en automóvil o tren) y no antes de las 6:00 p.m. (si viajan en avión). Si su tiempo total de viaje en una dirección excede las 3.5 horas o hay otros factores que dificulten el viaje al evento, por favor comuníquense con su Gerente de Base para discutir posibles acomodaciones especiales que puedan estar disponibles.
- Please use only the ACS CAN travel website to book travel. Please do not book travel on your own then seek reimbursement (even if you see a great deal elsewhere) unless you intend to cover your own travel costs. We cannot book for travel purchased outside the ACS CAN site.
- Por favor, utilicen solo el sitio web de viajes de ACS CAN para reservar sus viajes. No reserven viajes por su cuenta y luego busquen reembolsos (incluso si ven una buena oferta en otro lugar), a menos que estén dispuestos a cubrir sus propios costos de viaje. No podemos reservar viajes que se hayan comprado fuera del sitio de ACS CAN.
- Basic travel costs are paid by ACS CAN. You are welcome to extend your time in Sacramento before or after the event at your own expense. However, please do not book your air for any dates other than an arrival on April 9 and a departure on April 9 without prior approval from your Grassroots Manager.
- Los costos básicos de viaje son cubiertos por ACS CAN. Pueden extender su estancia en Sacramento antes o después del evento a su propio costo. Sin embargo, por favor no reserven vuelos para fechas distintas a la llegada el 9 de abril y la salida el 9 de abril sin la aprobación previa de su Gerente de Base.
- Travel must be booked directly in Concur at least 14 days prior to travel. Participants who do NOT reserve travel at the time of registration must follow the instructions on the electronic confirmation notification email to log back into the registration website. The "Reserve online air travel" link should then be selected to direct you to the unique meeting link for the online travel booking tool.
- Los viajes deben ser reservados directamente en Concur al menos 14 días antes del viaje. Los participantes que NO reserven su viaje al momento de la inscripción deben seguir las instrucciones en el correo electrónico de confirmación electrónico para volver a ingresar al sitio web de registro. Luego, deben seleccionar el enlace "Reservar viaje aéreo en línea" para ser dirigidos al enlace único de reunión para la herramienta de reserva de viajes en línea.
- Airfare (and rail fare when applicable) will automatically be billed to ACS CAN. Personal forms of payment will not be accepted. An electronic reservation confirmation including important travel information will be sent within 24 hours of the ticketing process.
- El costo del pasaje aéreo (y del tren cuando sea aplicable) será automáticamente facturado a ACS CAN. No se aceptarán formas de pago personales. Una confirmación electrónica de la reserva, que incluye la información de viaje importante, se enviará dentro de las 24 horas posteriores al proceso de emisión de boletos.
- For rail, please book your own rail travel and you can submit for reimbursement.
- Para el tren, por favor reserven su propio viaje en tren y podrán solicitar el reembolso.
- If you are interested in carpooling with nearby volunteers or staff, please reach out to your Grassroots Manager. If you will require special overnight accomodations and are willing to share your room, please reach our to your Grassroots Manager.
- Si están interesados en compartir automóvil con voluntarios o personal cercanos, por favor contacten a su Gerente de Base. Si necesitan alojamiento especial y están dispuestos a compartir su habitación, por favor contacten a su Gerente de Base.
- We have a Lyft pass you can utilize for all legs of your trip – from your home to the airport in the morning, to and from the Capitol in Sacramento and back to your home in the evening.
- Contamos con un pase de Lyft que pueden utilizar para todas las partes de su viaje: desde su hogar hasta el aeropuerto en la mañana, al Capitolio en Sacramento y de regreso a su hogar por la noche.
- We encourage you to download the app to your phone, but if you aren't comfortable doing so we will pair you with someone who is.
- Les recomendamos descargar la aplicación en su teléfono, pero si no se sienten cómodos haciéndolo, los emparejaremos con alguien que esté dispuesto a hacerlo.
STEP 1: Claim your Lyft Pass with a Tap
New to Lyft Pass? Click here: What is a Lyft Pass?
Don’t have the Lyft app? Set up a new Lyft account, then move on to the next step.
Already have the Lyft app? Nothing to see here. Keep scrolling down for the next step.
PASO 1: Reclama tu Pase de Lyft con un toque
¿Nuevo en Lyft Pass? Haz clic aquí: ¿Qué es un Pase de Lyft?
¿No tienes la aplicación de Lyft? Crea una nueva cuenta de Lyft, luego pasa al siguiente paso.
¿Ya tienes la aplicación de Lyft? Nada que ver aquí. Sigue desplazándote hacia abajo para el siguiente paso.
STEP 2: Code
Either enter the code your staff partner shared with you in the Lyft app. to claim your pass. Here’s how: Go to the ‘Payment’ tab from the app menu. Find the Lyft Pass section, then tap ‘Add Lyft Pass’ to add your code. Tap ‘Add Pass’ to finish.
Or scan the Lyft Pass QR Code. You'll need to scan QR code from your standard camera app. A yellow button will pop up that says Lyft, click on that and your app will open. The credits will be automatically added to your Lyft app account. Go to the 'Payment' tab to see the details of your Lyft Pass.
PASO 2: Código
Ingresa el código que tu compañero de personal te compartió en la aplicación de Lyft para reclamar tu pase. Así es como: Ve a la pestaña 'Pago' desde el menú de la aplicación. Busca la sección "Pase de Lyft", luego toca "Agregar Pase de Lyft" para agregar tu código. Toca "Agregar Pase" para finalizar.
O escanea el código QR del Pase de Lyft. Necesitarás escanear el código QR desde tu aplicación de cámara estándar. Aparecerá un botón amarillo que dice "Lyft", haz clic en él y se abrirá la aplicación. Los créditos se agregarán automáticamente a tu cuenta de la aplicación Lyft. Ve a la pestaña 'Pago' para ver los detalles de tu Pase de Lyft.
STEP 3: It’s Official
Nicely done. You’re all set to ride. Tap ‘See details’ to view all of the rules for your Lyft Pass so you’ll always know when your rides are eligible.
PASO 3: Ya está todo listo
Bien hecho. Ya estás listo para viajar. Toca "Ver detalles" para ver todas las reglas de tu Pase de Lyft y siempre saber cuándo tus viajes son elegibles.
STEP 4: Get a ride
When you’re ready, take an eligible ride — Lyft Pass will be applied automatically. Be sure to ride in personal mode (and not your Lyft business profile).
Need help? Learn more about using your Lyft Pass here.
Need Help? Click here: Lyft Rider FAQ
PASO 4: Conseguir un viaje
Cuando estés listo, toma un viaje elegible: el Pase de Lyft se aplicará automáticamente. Asegúrate de viajar en modo personal (y no en tu perfil de negocio de Lyft).
¿Necesitas ayuda? Aprende más sobre cómo usar tu Pase de Lyft aquí.
¿Necesitas ayuda? Haz clic aquí: Preguntas frecuentes para pasajeros de Lyft.
What expenses can be reimbursed?
ACS CAN will reimburse costs incurred in transit to/from the event including mileage ($0.14/mile); parking; meals not otherwise provided as part of the event (no individual meal should cost more than $35 including tax and tip); baggage fees for those who require an overnight stay (one bag check each way); and ground transportation to/from airports (we ask participants to use public transport when able and note that Lyft is our preferred ride share car service). We require receipts for purchases including bag check fees and cannot accept a credit card statement as a receipt. All receipts must be itemized.
¿Qué gastos pueden ser reembolsados?
ACS CAN reembolsará los costos incurridos durante el viaje hacia y desde el evento, incluidos los kilómetros recorridos ($0.14/milla); estacionamiento; comidas que no estén provistas como parte del evento (ninguna comida individual debe costar más de $35, incluyendo impuestos y propinas); tarifas por equipaje para quienes necesiten hospedaje por la noche (un equipaje documentado por cada trayecto); y transporte terrestre hacia y desde los aeropuertos (les pedimos a los participantes que utilicen transporte público cuando sea posible y noten que Lyft es nuestro servicio preferido de transporte compartido). Requerimos recibos para compras, incluidas las tarifas de documentación de equipaje, y no aceptamos un estado de cuenta de tarjeta de crédito como recibo. Todos los recibos deben ser detallados.
What expenses cannot be reimbursed?
We cannot reimburse for alcohol; meal expenses over $35; gratuities over 20%; or ground transportation for dinner/activities outside of the scheduled event. We cannot reimburse for souvenirs or supplies that are used during the normal course of a day. We do not reimburse for snacks/coffee/bottled beverages when alternative options have been provided as part of the event.
¿Qué gastos no pueden ser reembolsados?
No podemos reembolsar alcohol; gastos de comida superiores a $35; propinas superiores al 20%; o transporte terrestre para cenas/actividades fuera del evento programado. No reembolsamos recuerdos o suministros que se usen durante el curso normal del día. No reembolsamos bocadillos/café/bebidas embotelladas cuando se hayan proporcionado opciones alternativas como parte del evento.
How do I submit my expenses for reimbursement?
All expenses must be submitted by Friday, May 9. Participants should insert images of their receipts on the tab labeled "receipts" on the expense reimbursement form, then electronically submitted to your Grassroots Manager (see below). All expenses must be itemized and supported with receipts.
Calyn Kelley
[email protected] 510.750.0966
Jasmine Buenrostro
[email protected] 559.795.5210
Spencer Lyons
[email protected] 310.413.7613
¿Cómo debo presentar mis gastos para reembolso?
Todos los gastos deben ser presentados antes del viernes 9 de mayo. Los participantes deben insertar imágenes de sus recibos en la pestaña etiquetada como "recibos" en el formulario de reembolso de gastos, luego enviarlos electrónicamente a su Gerente de Base (ver abajo). Todos los gastos deben ser detallados y estar respaldados por recibos.
Calyn Kelley
[email protected] 510.750.0966
Jasmine Buenrostro
[email protected] 559.795.5210
Spencer Lyons
[email protected] 310.413.7613